第一章   总则

第一条 为规范学校仪器设备采购行为，加强设备购置经费的管理，提高资金使用效益，保障和促进学校事业的发展，根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》及《南京林业大学招标管理规定实施细则》，制定本办法。

第二条 学校各单位使用公有资金和校属单位自筹资金采购仪器设备，适用本办法。

第三条 本办法所称仪器设备采购，是指学校各单位以购买、自制、委托研制开发等方式获得仪器设备的行为。

第四条 有下列情形之一的学校仪器设备采购，经相关部门领导及校领导同意后，可以不适用本办法。（一）涉及国家安全和国家机密的；（二）因自然灾害或其它不可抗力因素，需紧急采购的；（三）人民生命财产遭受危险，需紧急采购的；（四）某些特定的其它情况。

第五条 采购仪器设备应当遵循公开、公正、公平、高效和维护学校利益的原则。

第二章 仪器设备采购管理机构及其职能

第六条 仪器设备的采购职能归口到学校设备处，由设备处负责组织、协调、实施。

第七条 设备处负责仪器设备采购的论证、招投标相关事宜、合同的签订、履行情况检查等过程。

第八条 学校设备处的具体办事机构为物资供应与管理科，对学校及设备处负责，在仪器设备采购工作中，行使采购管理职能，执行采购决策，办理仪器设备采购等日常工作，确保采购工作按章有序完成。其主要职能如下：

（一）严格按照学校批准的仪器设备采购计划进行采购工作，保证采购工作的有序性、计划性；

（二）汇总编制学校的采购计划，按项目金额分类采购，积极与省级政府采购部门、校招投标办公室配合完成有关采购任务；

（三）组织配合有关单位完成零星物资采购项目；

（四）仪器设备的固定资产登记工作；

（五）协助有关部门做好仪器设备验收工作；

（六）收集整理市场信息、资料，并为全校提供仪器设备信息咨询服务。

第三章 仪器设备采购程序

第九条 仪器设备申购。

（一）各单位部门购置单价在200元以上的仪器设备，须填写《南京林业大学仪器设备购置申请》，且申购前要进行充分的市场和用户调研，对仪器的功能、技术参数、规格型号、选配件、附件、售后服务等进行认真的论证。经所在单位和部门领导及经费主管领导批准后报设备处审批。

（二）购置单价在10万元以上的大型仪器设备，须进行专家论证并提交《大型精密贵重仪器设备可行性论证报告》，报主管校长审批。

（三）购置10万元人民币以上的进口仪器设备还需填写《政府采购进口产品申请表》、《政府采购进口产品所属行业主管部门意见》、《政府采购进口产品专家论证意见》表等。

第十条 仪器设备采购。

（一）采购方式。根据拟采购的仪器设备的预算或计划价格，采取不同的采购方式：

1．单台或批量仪器设备金额大于10万元人民币（含）的，原则上实行政府集中招标采购。

2．单台或批量仪器设备金额小于10万元人民币大于3万元人民币（含）的，原则上实行学校集中招标采购。

3．单台或批量仪器设备金额小于3元万人民币大于200元人民币（含）的，原则上由学校教务设备处招标采购（小额仪器设备经批准可由用户自行采购）。

4．采购金额小、数量多、次数频繁的政府采购项目，采取政府协议供货的采购方式。政府协议供货是指对事先通过公开招标或其它政府采购方式，统一确定一定时期内中标或成交供应商及其所供产品的品牌、价格、供货期限、服务承诺等内容，用协议的形式加以明确，各采购人在协议范围内进行采购的一种政府采购管理方式。凡属政府协议供货范围内的产品，均由设备处按照政府委托的集中采购机构的采购结果执行。各单位未按协议供货规定自行购置仪器设备，学校不予报销和支付采购资金。

（二）招标方式。

1．公开招标，是招标人以招标公告的方式，邀请不特定的法人或其它组织投标。

2．邀请招标，是招标人以招标邀请的方式，邀请特定的法人或其它组织投标。

3．议标（竞争性谈判），是招标人从符合相应资格条件的法人或其它组织中，选择投标商，就招标项目进行谈判的招标方式。

4．单一来源采购，是招标人向单一来源供应商直接洽谈的采购方式。

5询价.是招标人从符合相应资格条件的法人或其它组织中，选择投标商，对他们提供的报价、质量、服务等进行比较，确定中标单位的采购方式。

（三）招标工作程序

1．政府招标采购程序

（1）用户须对10万元以上的大型仪器设备进行论证，并填写《大型精密贵重仪器设备可行性论证报告》；

（2）物资供应与管理科填写《江苏省政府采购委托单》报设备处领导审；

（3）如是进口仪器设备，物资供应与管理科须组织用户填报《政府采购进口产品申请表》、《政府采购进口产品所属行业主管部门意见》、《政府采购进口产品专家论证意见》表报省级主管部门审批；

（4）省级政府采购部门发布仪器设备采购公告；

（5）物资供应与管理科组织项目负责人参加评标、定标；

（6）省级政府采购部门发布中标公告、签订合同。

2．学校招标采购程序：

（1）物资供应与管理科填写《南京林业大学招标项目申报审批表》；

（2）物资供应与管理科核对仪器设备相关参数及要求并由用户确认；

（3）学校招标办发布仪器设备采购招标公告；

（4）物资供应与管理科邀请校招标常任委员单位、项目用户派员参加开标、评标会议；

（5）学校招标办组织开标评标会议，初评中标人并发布中标公示，设备处与供应商签订合同。

3．设备处招标采购程序：

（1）单价在1万元以下的仪器设备，由物资供应与管理科与用户单位进行询价采购；

（2）单价在1万元以上3万元以下的的仪器设备，由物资供应与管理科填写《南京林业大学仪器设备询价单》进行询价采购；

（3）物资供应与管理科组织用户等相关人员参加开标，确定中标单位；

（4）用户与供应商签订采购合同。

4．政府协议供货：

（1）零星设备采购，由物资供应与管理科在政府协议供货中标单位中询价采购；

（2）多台设备采购，物资供应与管理科填写《省级计算机及空调定点采购询价单》，由设备处采购工作小组在政府协议供货中标单位中进行询价采购，并登记《定点采购询价工作底稿》备案；

（3）超出政府协议供货中规定的数量由设备处直接委托省级部门进行政府采购。

第四章 合同的签订

第十一条 中标方必需在接到中标通知后，在规定的时间、地点与设备处签订合同。

第十二条 国家相关招标投标的规定，招标文件与投标文件，均为合同的组成部份，与合同具有同等的法律效力。

第十三条 合同执行期间，招标的仪器设备使用单位要严格遵守合同条款，进行设备到货后的验收。对数量不符、质量不合格的、型号规格与合同不符的，应及时取证并邀请供货方到场，依照合同协商解决，协商未果的，通过法律途径解决。

第五章 仪器设备验收、报帐

第十四条 合同签订后，用户单位必须及时做好验收前准备工作，明确使用管理人员，落实安装地点，准备好所需环境设施，做到货到及时开箱验收、清点、安装、调试和试运转，并认真做好记录。

第十五条 较大仪器设备（单价大于10万元）由设备处组织验收，使用单位不得自行开箱、安装、调试与验收。所购仪器设备报帐时，应有经费审批人、采购人、验收人签字。

第十六条 已执行完的合同，单价大于10万元的仪器设备由设备及实验室管理科统一进行分类管理，归档。具体包括：

（一）仪器设备购置报告；

（二）合同文本；

（三）仪器设备技术资料；

（四）大型设备履历表；

（五） 验收报告。

第六章 招标档案管理

第十七条 采购业务档案包括的基本资料有：

（一）采购申请表、审批表、采购项目受理单；

（二）招标文件、谈判文件、询价通知书；

（三）投标报名登记表；

（四）发售招标文件登记表；

（五）投标供应商的投标文件；

（六）质疑答复、投诉处理决定；

（七）委托代理协议、仪器设备采购合同、政府采购合同；

（八）仪器设备验收报告；

（九）其它应保存的有关资料。

第十八条 档案日常管理

（一）档案整理。档案管理人员要对采购项目的全部资料进行及时整理，保证档案资料的完整、真实、有效，整理内容主要包括：

（1）采购过程中形成的文件和资料是否齐全；

（2）项目资料是否重复、遗漏或相互矛盾；

（3）其它不符合档案完整性、真实性的情况是否存在，如有不符合要求的应尽快补齐相应资料；

（4）采购合同电子文档的整理并及时备份。

（二）档案装订、归档。按本办法第十七条规定的采购档案包括的基本资料和编码顺序装订成册，要按项目类别及编号顺序或大宗专项采购项目进行组卷，标注好存放位置，保证存放标识清晰有效。

（三）借阅。因工作需要借阅档案的，要办理详细登记手续，防止涂改、拆封、调换、遗失、损坏等情况发生。借阅要约定一定时限，借阅期间，借阅人对所借档案的安全性、完整性负责。

第七章 仪器设备采购纪律

第十九条 仪器设备采购工作接受监察处、审计处、财务处、国有资产管理处、工会和群众监督。各有关人员必须严守纪律，严格执行采购程序和制度。

第二十条 仪器设备采购人员必须加强法律意识，严格遵守《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》等相关法律、法规以及《南京林业大学招标管理规定实施细则》，维护国家和学校的利益，认真开展采购工作。

第二十一条 严格执行采购纪律：

（一）采购人员在采购过程中应严格按照学校招标管理规定实施细则执行；

（二）开标前，不得向他人泄露已获取招标文件的潜在投标人的名称、人数以及与招标、投标有关的其他信息；

（三）招标过程不得私自拆看标书，不得向供货商泄露评委、标底、评标过程及与招标有关的其它情况，不得与供应商违规串通；

（四）采购人员不得收受供应商的现金或物品，严格遵守经济合同中各项法律法规，做到清正廉洁。

第二十二条 采购人员在采购过程中有违纪违规行为，已构成违纪的，学校依据有关党纪、政纪条例给予纪律处分。情节严重构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。

第八章 附则

第二十三条 本管理办法由设备处负责解释。

第二十四条 本管理办法自发布之日起生效。

                                    二00九年九月二十四日